Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Allgemeines
Wir stellen dir diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um dich darüber zu informieren, wie wir mit dir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen.

Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
kollex GmbH
Kottbusser Damm 25-26
D-10967 Berlin
Tel.: 030 25557426
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRB 201247 B
Registergericht: Amtsgericht Charlottenburg (Berlin)
datenschutz@kollex.de

Datenschutzbeauftragte
Bei Fragen zum Datenschutz kannst Du dich auch an unsere Datenschutzbeauftragte unter der gleichen E-Mail-Adresse oder unter der oben genannten Postanschrift „zu Händen der Datenschutzbeauftragten“ wenden. Wir möchten Dich darauf hinweisen, dass die Datenschutzbeauftragte durch die Kontaktaufnahme mit diesen Adressen nicht ausschließlich die Anfrage zur Kenntnis nimmt. Wenn Du privilegierte Informationen nur mit der Datenschutzbeauftragten austauschen möchten, bitten wir Dich um eine direkte Kommunikation über die oben genannte Adresse.

Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses
Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise dein Name, deine Anschrift, deine Telefonnummer und dein Geburtsdatum, aber auch Daten über deinen konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit deiner wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.

Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren
Solltest du dich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zu denen die Vorbereitung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen, die Auswertung und Beurteilung der Ergebnisse sowie die sonstigen für die Personalbeschaffungs- und Einstellungsprozesse erforderlichen Maßnahmen gehören.

Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekundest du dein Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Du übermittelst uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke deiner Stellensuche/ Bewerbung nutzen und speichern.
Abhängig von den veröffentlichten oder uns übermittelten Daten verarbeiten wir zu den genannten Zwecken personenbezogene Daten wie

Name (Vor- sowie Nachname)
Geburtsdatum
Anschrift
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Staatsbürgerschaft
Qualifikationen, Auszeichnungen und Sprachfähigkeiten,
Erfahrungen und Ausbildungen
Foto
ggf. Hobbys
LinkedIn-Profil (optional)
und den Kanal, wie Du auf uns aufmerksam geworden bist.

Außerdem hast du die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, deinen Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten.

In Einzelfällen können auch sog. besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), z. B. Gesundheitsdaten, Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, erhoben werden, wenn Du uns diese übermitteln solltest. Wir raten dir jedoch davon ab, uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, die als besondere Kategorien personenbezogener Daten angesehen werden können.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung für die Entscheidung über den Abschluss eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Weiterhin können wir die Daten von dir verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage des Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 S. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Talentpool
Wenn Du nicht eingestellt wirst, kannst Du Dich im Nachgang per E-Mail für unseren Talentpool registrieren, sodass wir Dich proaktiv über ähnliche Stellen informieren können. Zweck der Datenverarbeitung ist die proaktive Kontaktaufnahme durch kollex für die Berücksichtigung bei Stellen, die für dich in Frage kommen könnten.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist deine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Speicherdauer
Deine Daten werden über einen Zeitraum von 90 Tagen über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, deine Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.). Darüber hinaus speichern wir deine Daten zur Aufnahme in unseren „Talent Pool“ für 180 Tage nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens, um etwaige weitere interessante Stellen für dich zu identifizieren. Dies gilt beispielsweise auch für Bewerbung auf einen Ausbildungs- oder Praktikumsplatz. Sofern du im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.

Weitergabe der Daten an Dritte
Die im Rahmen deiner Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.

Quelle der Daten
Grundsätzlich erheben und verarbeiten wir für die Bearbeitung Deiner Bewerbung nur die von dir uns zur Verfügung gestellten oben genannten Daten.
Wir beziehen Daten über Dich ggf. auch aus anderen Quellen im Internet sowie beruflichen Netzwerken. Darunter fallen z. B. Daten, die Du im Rahmen eines Online-Profils (z. B. bei LinkedIn) öffentlich gemacht hast.

Betroffenenrechte
Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, hast du als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der DSGVO, dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf deiner Einwilligung beruht, hast du nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nichtmehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Soweit wir Deine Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen verarbeiten, hast Du das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Deiner Daten einzulegen aus Gründen, die sich aus Deiner besonderen Situation ergeben.

Möchtest Du von Deinem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.

Du hast schließlich das Recht, dich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Du kannst dieses Recht beispielsweise bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Deines Aufenthaltsorts, Deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Berlin, unserem Sitz, ist die zuständige Aufsichtsbehörde:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin.

Bitte wende dich zur Geltendmachung deiner Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an die oben genannten Kontaktdaten (siehe Ziffer 2.).

Abschließende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung kannst du dich auf https://www.kollex.de/datenschutz unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.